Geld teruggeven aan klanten 🧾

Deze handleiding beschrijft hoe je geld teruggeeft aan klanten. De werkwijze verschilt per type klant en per betaalmethode. Waar mogelijk gebruik je altijd Mollie, omdat terugbetaling daar het snelst en meest overzichtelijk is.

Bij handmatige terugbetalingen (IBAN of PayPal) vermeld je altijd duidelijk waar de terugbetaling voor is, inclusief:

  • Doel (bijv. “terugbetaling borg”)
  • Factuurnummer of creditfactuurnummer
  • Eventueel reserverings- of reparatienummer

De algemene omschrijvingsstructuur bij bankoverschrijvingen is: Terugbetaling [onderdeel] – factuur [nummer] – [klantnaam].

Bankoverschrijvingen worden alleen door de backoffice uitgevoerd. Retourpinnen mag door iedereen.

1. Verhuurklanten 🚲

Betaalmethoden

  • iDeal (Mollie)
  • Creditcard (Mollie)
  • PIN in de winkel
  • Contant

Geld teruggeven

Voorkeur: via Mollie

  1. Open Mollie.
  2. Zoek de reservering of betaling op.
  3. Klik op Terugbetaling aanmaken.
  4. Wijzig de omschrijving niet.
  5. Het bedrag wordt automatisch teruggestort.

In de winkel: Retourpinnen

Te gebruiken wanneer de klant fysiek aanwezig is. Retourpinnen gaat via de pinautomaat.

Bankoverschrijving (IBAN) – via de backoffice

  1. Zoek de borg of reservering op in Plug&Pay (Sales → klant opzoeken).
  2. Controleer de borgbedragen.
  3. Maak een creditfactuur aan als er een borgfactuur bestaat.
  4. Backoffice boekt het bedrag terug via de Rabobank.

Gebruik altijd de vaste omschrijving: Terugbetaling borg – factuur XXXX – klantnaam.

Buiten Europa: PayPal

Gebruiken wanneer de klant geen IBAN heeft. Overboeken via office@easyfiets.nl met vermelding van doel + factuurnummer.

2. Leaseklanten 🚐

Betaalmethoden

  • iDeal (Mollie)
  • Creditcard (Mollie)
  • Pin/Contant (bij uitzondering)

Borg teruggeven

Wanneer komt dit voor?

  • Borg niet teruggestort
  • Borg als betaling verwerkt in plaats van reservering
  • Borg retour na ophalen van spullen

Via bankoverschrijving

Borg wordt niet online betaald, dus moet via bankoverschrijving.

Lease-abonnement onterecht afgeschreven (Plug&Pay)

  1. Zoek de klant in Plug&Pay.
  2. Controleer of het abonnement niet correct is stopgezet.
  3. Zet het abonnement alsnog stop op de datum waarop het had moeten eindigen.
  4. Zoek de bestelling op die bij het abonnement hoort.
  5. Controleer via het Order ID in Mollie of er betaald is.
  6. Maak in Mollie de terugbetaling aan.
  7. Crediteer in Plug&Pay de bijbehorende factuur.

3. Reparatieklanten 🔧

Betaalmethoden

  • PIN
  • Contant

Geld teruggeven

In de winkel: Retourpinnen

Standaard methode voor reparaties die in de winkel zijn afgerekend.

Via Mollie

Te gebruiken wanneer de betaling via Wilmar online is gedaan (bijvoorbeeld via mailbetaallink).

Via bankoverschrijving

Alleen wanneer er geen digitale betaling bestaat. Creditfactuur maken indien er een factuur is; backoffice boekt het bedrag terug.

4. Verrekening bij openstaande facturen

Wanneer een klant recht heeft op borg terug, maar nog openstaande facturen heeft, worden deze met elkaar verrekend.