Intranet EasyFiets

🎯 Doel

Het intranet van EasyFiets wordt een centrale plek waar medewerkers snel en eenvoudig alle interne informatie kunnen vinden. Het doel is om de samenwerking en kennisdeling te verbeteren door:

• Alle handleidingen, formulieren en meldingen op één plek te bundelen;
• Notulen van vergaderingen overzichtelijk te archiveren;
• Toegang te bieden tot handige tools en werkprocessen.

🌐 Toegang

Het intranet is bereikbaar via: intern.easyfiets.nl

⚙️ Belangrijkste functies

📘 Handleidingen

• Alle handleidingen worden hier geplaatst en up-to-date gehouden.
• Handleidingen zijn gestructureerd per onderwerp (bijv. verhuur, reparaties, administratie).
• Medewerkers kunnen reacties plaatsen of vragen stellen onder een handleiding.
• Beheerders kunnen wijzigingen goedkeuren en nieuwe versies publiceren.

📝 Notulen

• Archief met notulen van alle vergaderingen.
• Notulen zijn doorzoekbaar op datum of onderwerp.
• Optie om actiepunten direct te koppelen aan medewerkers of taken.

🚨 Meldingen

• Een aantal medewerkers kan meldingen aanmaken (bijv. defect materiaal, belangrijke updates, mededelingen).
• Andere medewerkers kunnen deze voor zichzelf afvinken zodra ze gelezen of afgehandeld zijn.
• Handig voor medewerkers die niet dagelijks aanwezig zijn — zo blijft iedereen op de hoogte.

🧰 Tools

• Integratie met handige externe tools, zoals:
  • Todoist voor taakbeheer;
  • E-mailkoppeling voor interne communicatie;
  • Eventueel: koppeling met Google Workspace (Documenten, Sheets, Kalender).
• Mogelijkheid om zelf snel taakjes, meldingen of formulieren aan te maken.

📊 Statistieken

• Overzichtspagina met belangrijke bedrijfsstatistieken, bijvoorbeeld:
  • Aantal uitgevoerde reparaties per dag, week en maand;
  • Omzet per periode en activiteit;
  • Aantal nieuwe klanten en actieve abonnementen;
  • Werkplaatsproductiviteit (bijv. gemiddelde reparatietijd per fiets);
  • Overzicht van openstaande meldingen of taken.
• Grafieken en tabellen maken trends zichtbaar.
• Gegevens kunnen automatisch worden ingeladen uit externe bronnen (zoals het kassasysteem, boekhouding of reparatieplanning).

🤖 AI-assistent

• De AI op het intranet heeft toegang tot alle handleidingen, notulen en relevante interne documenten.
• Medewerkers kunnen vragen stellen zoals:
  • “Hoe vervang ik een remkabel bij een stadsfiets?”
  • “Wat was de beslissing over de weekenddiensten in de laatste teamvergadering?”
• De AI kan:
  • Automatisch antwoorden geven op basis van bestaande kennis;
  • Notulen en handleidingen doorzoeken op trefwoorden;
  • Samenvattingen maken van vergaderingen of documenten;
  • Suggesties doen voor verbeteringen of updates in handleidingen.
• Toekomstig: koppeling met statistieken en meldingen om proactief inzichten te geven (bijv. veel voorkomende reparatiefouten of piekperiodes in omzet).

🔒 Beheer en rechten

• Niet iedereen kan alle onderdelen aanpassen:
  • Beheerders beheren de inhoud en rechten;
  • Medewerkers kunnen lezen, reageren en meldingen afvinken.
• Toegangsrechten worden gekoppeld aan functie of afdeling (bijv. werkplaats, administratie, bezorging).