Handleiding: Aanvraag bezorging

Aanvraag komt binnen

Trigger: Aanvraag via mail of telefoon
Actie: Vul het formulier op de website in.

Trigger: Aanvraag via formulier op website
Actie: Ga verder met onderstaande stappen.

Automatische taken in Todoist

• Archiveer de bevestigingsmail die binnenkomt op zakelijk@easyfiets.nl
• Bezorging [naam klant] (Geel)
  Wordt nooit afgevinkt
• Reservering maken (Blauw)
  • Controle op beschikbaarheid fietsen
  • Actie: Maak reservering in Tilia Partner
• Reistijd in Calendar (Blauw)
  • Automatisch aangemaakt, start- en eindtijd moet aangepast worden
  • Actie 1: Gebruik de getallen uit de Todoist-kaart om de tijden aan te passen:
    • Starttijd bezorgen: 1.5 → Bezorging begint zoveel uur eerder
    • Reistijd bezorgen: 1.75 → Bezorging duurt zolang in totaal
    • Starttijd ophalen: 0.5 → Ophalen begint zoveel uur eerder
    • Reistijd ophalen: 1.75 → Ophalen duurt zolang in totaal
  • Actie 2: Pas tijden handmatig aan in Google Calendar
  • Actie 3: Kopieer de link van de Tilia-reservering in Calendar
• Parkeerplek controleren (Blauw)
  • Minimaal 3 plekken nodig met aanhanger
  • Actie: Controleer via Streetview of bel klant
• Offerte opmaken (Blauw)
  • Pas doen bij voldoende voorraad, tijd & parkeerplek
  • Actie: Maak offerte aan in WeFact en verstuur
  • Actie: Verplaats ‘Bezorging [naam klant] (Geel)’ naar kolom Offerte
• Bezorger inplannen (Blauw)
  • Actie 1: Verzet datum van kaart naar verloopdatum offerte
  • Offerte geaccepteerd:
    • Actie 2: Plan bezorger in via overleg
    • Actie 3: Maak dienst aan in Shiftbase
    • NB: Dit verschijnt pas na 0/0.00 in Google Calendar.
• Offerte opvolgen (Blauw)
  • Actie: Verzet kaart naar verloopdatum offerte
• Laatste check mailen (Blauw)
  • Actie: Stuur klant enkele dagen van tevoren mail ter controle

Offerte verwerken

Offerte geaccepteerd

• Maak agenda-afspraak groen (licht- of donkergroen afhankelijk van bezorger)
• Bevestig met bezorger (indien nog niet gedaan)
• Verplaats taak “Bezorging [naam klant]” naar kolom Bevestigd
• Factureer offerte

Offerte geweigerd

• Mail klant
• Annuleer offerte (indien nodig)
• Verwijder afspraken uit Calendar
• Annuleer reservering in Tilia
• Vink Todoist-taken af
• Informeer bezorger (indien nodig)
• Annuleer items die we zelf bij derden gehuurd hebben (fietsen bij Van der Linde, Rent a Bike Van Dam, Have Fun Events of Lemonbike / busjes bij HuurMij)

Wijzigingen verwerken

• Aantal fietsen: aanpassen in Tilia, Calendar en WeFact
• Tijd: aanpassen in Calendar
• Locatie: aanpassen in Calendar

Bezorging afgerond

• Verwerk de gegevens van de bezorging in:
  
  Google Formulier
  
• Controleer of de factuur verstuurd is
• Vink het kaartje af

Uitleg & achtergrondinformatie

Basisregels bezorging

• Minimaal €100 huurbedrag
• Maximaal 14 dagen
• Bezorgers op volgorde van inroostering:
  • Youri
  • Rusmir
  • Aron
  • Maikel
  • Kasper
  • Jelte

Verhuurpartners

• Van der Linde (standaard)
• Rent-a-bike van Dam → lidy@rentabikevandam.nl (kan bezorgen)
• Have Fun Events → info@havefunevents.nl (kan niet bezorgen)
• Lemon Bike → info@lemonbike.nl (kan bezorgen)

Todoist gebruik

• Rood: Zo snel mogelijk, losse taak
• Geel: Bezorgingstaak, verplaatst maar niet afgevinkt
• Blauw: Taken binnen bezorging, met deadline
• Deadlines:
  • Bezorging: dag van levering
  • Rode taken: binnen een paar dagen
  • Offerte opvolgen: binnen 7 dagen of 5 dagen voor levering
  • Bezorger plannen: 3 weken voor bezorging

Kleurcodes Google Calendar

• Rood: Nieuw
• Groen: Bevestigd
• Licht groen: Bevestigd, geen bezorger
• Oranje: Wel bezorger, niet bevestigd
• Paars: Bijzondere bezorging